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Generell wird unter einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung die Aufbewahrung von digitalen Daten verstanden. Diese muss so gestaltet werden, dass die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf verschiedene Grundsätze, wie zum Beispiel die Vollständigkeit, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit, erfüllt sind. Im Klartext bedeutet das, dass jede geschäftlich-relevante E-Mail bei einer Prüfung durch das Finanzamt vorgelegt werden muss. Es darf keine E-Mail gelöscht oder manipuliert worden sein.
Und nein, es reicht auch nicht aus, die Mails einfach auszudrucken. Eine ausgedruckte Mail gilt laut dem Gesetz nur als Kopie und ist somit nicht ausreichend. Vielmehr machen sich viele Unternehmen strafbar, wenn diese die Mails ausdrucken und anschließend löschen. Genauso reicht ein einfaches Mail-Backup nicht aus, um den gesetzlichen Standard einzuhalten. Mails können bei einem einfachen Backup verändert oder gelöscht werden. Genau das ist der Grund, warum eine revisionssichere E-Mail-Archivierung so wich
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