เทคโนโลยีได้ปฏิวัติวิธีที่เราสื่อสาร อีเมล การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที และโทรศัพท์มือถือได้เข้ามาแทนที่จดหมาย เครื่องตอบรับอัตโนมัติ และโทรศัพท์พื้นฐาน การประชุมทางวิดีโอยังนำเสนออุปกรณ์วิดีโอและอินเทอร์เน็ตล่าสุดในตลาดอีกด้วย อย่างไรก็ตาม เราไม่ควรลืมว่าการประชุมทางวิดีโอนั้นเกี่ยวกับการประชุม และการประชุมนั้นเกี่ยวกับการสื่อสาร ดังนั้น เมื่อวางแผนและตั้งค่าสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับ วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ โปรดจำไว้ว่าเครื่องจักรนั้นไร้ประโยชน์หากไม่มีมนุษย์ควบคุม
ในสังคมที่เคลื่อนไหวและเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาของเรา วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นในฐานะเครื่องมือสื่อสารสำหรับธุรกิจ สิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ก็ได้รับความสนใจมากขึ้นเช่นกัน อันที่จริง ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา บริษัทต่างๆ ได้ตระหนักถึงความสำคัญของการลงทุนในสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับการประชุมผ่านวิดีโอ สิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับการประชุมทางวิดีโอมีผลกระทบโดยตรงต่อประเภทของการประชุมทางวิดีโอที่บริษัทสามารถจัดระหว่างสมาชิกคนสำคัญได้สิ่งอำนวยความสะดวกในการประชุมทางวิดีโอที่ดี
คำนึงถึงผลกระทบที่ผนังมีต่อ วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ ตัวอย่างเช่น ห้องที่มีอะคูสติกที่ดีสามารถลดปัญหาเสียงสะท้อนและเสียงก้องได้ ด้วยเหตุนี้ จึงควรหลีกเลี่ยงห้องสี่เหลี่ยมเมื่อวางแผนหรือค้นหาสิ่งอำนวยความสะดวกในการประชุมผ่านวิดีโอ นอกจากนี้ วัตถุต่างๆ เช่น กระเบื้องและพรมยังมีระดับการดูดซับเสียงที่แตกต่างกัน ข้อควรพิจารณาอื่น ๆ ที่ควรคำนึงถึง ได้แก่ สีห้อง แสง และวิธีการตกแต่งหน้าต่าง ควรปิดระบบทำความร้อนและความเย็นส่วนกลางของห้องในระหว่างการประชุม เนื่องจากไมโครโฟนสามารถรับเสียงได้ง่าย